Die Wohneigentumsverwaltung

Immobilienverwalter kümmern sich bei Wohneigentümergemeinschaften um die administrativen Aufgaben zwischen den Wohnparteien. Hier gibt es eine Vielzahl von Aufgaben, die anfallen. Neben den herkömmlichen Pflichten wie beispielsweise die Instandhaltung des Gemeinschaftsgutes müssen auch Betriebskosten aufgestellt, Wirtschaftspläne verabschiedet oder das Hausgeld festgelegt werden. Handelt es sich um mehrere Wohnungseigentümer in einem Mehrparteienhaus, dann steht dem Verwalter die Wohneigentümergemeinschaft gegenüber, deren Rechte und Pflichten durch das Wohneigentumsgesetz geregelt ist.

Aufgaben der Immobilienverwaltung

Nach § 27 des Wohneigentumsgesetzes ist der Immobilienverwalter dazu verpflichtet, die Beschlüsse der Eigentümer durchzuführen und die Einhaltung der Hausordnung zu gewährleisten. Darüber hinaus obliegt es dem Verwalter, die Immobilie instand zu halten oder wenn nötig Maßnahmen zu ergreifen und eine Instandsetzung zu veranlassen. Der Verwalter ist darüber hinaus befugt, die Lasten- und Kostenbeiträge sowie die Tilgungsbeiträge und die Hypothekenzinsen einzusehen und zu verwalten. Auch Gelder, die eingenommen werden, betreut der Verwalter (Hausgeld). Neben diesen Pflichten müssen sie die Eigentümerversammlungen organisieren und diese darüber hinaus protokollieren. Außerdem sind Rundschreiben aufzustellen, falls irgendwelche Dinge zu kommunizieren sind. Besonders das Gemeinschaftseigentum fällt in den Aufgabenbereich der Verwaltung. Die Wartung der Heizung, der Garagen sowie der Gartenanlagen obliegen ebenfalls den Verwaltern. Das heißt, dass diese im Falle einer Reparatur auch Verträge mit Dienstleistern abschließen dürfen, falls deren Hilfe benötigt wird. Weitere Informationen über die Aufgaben einer Hausverwaltung sind hier nachzulesen.

Neuartige Software erleichtert die Verwaltung

Beruflich muss ein Immobilienverwalter keine Referenzen vorweisen. Entsprechend wird diese Tätigkeit auch von Personen ausgeführt, die nicht von uneingeschränkt über das nötige Know-how verfügen. Die Hausverwaltungssoftware PROMOS.GT hilft beim Management von Wohnimmobilien. So können Hausverwalter nicht nur Zeit sparen, sondern ebenfalls Kosten, denn aus Fehlern oder Versäumnissen können auch Kosten resultieren. Datenbanken helfen bei der Information über Projekte, sodass ein Verwalter in kritischen Situationen die richtigen Entscheidungen treffen und so Konflikte mit Eigentümern verhindern kann. Dabei gibt es Softwares, die sich auf Wohnimmobilien spezialisieren. Aber auch Gewerbeimmobilien, Eigennutzung oder das Management von kommunalen Gebäuden kann mittlerweile von Programmen unterstützt werden. Weitere wichtige Aufgabenbereiche der Immobilienverwaltung sind die Instandhaltung, der Bau sowie das Facility Management. Diese Aspekte werden ebenfalls in den unterschiedlichen Datenbanken verwaltet. Mit dem Kauf einer Software wird den Kunden meist ein Berater zu Seite gestellt, sodass alle betroffenen Personen, Verwalter und Wohneigentümergemeinschaft, in strittigen Situationen qualifizierte Informationen erhalten.

Der Wirtschaftsplan als Grundlage für das Hausgeld

Dieser Plan stellt die Grundlage des Hausgelds dar und muss entsprechend ausführlich dargelegt werden. Die Aufstellung des Plans ist eine der zentralen Aufgaben eines Verwalters. In § 28 Abs. 1 werden die Rahmenbedingungen des Plans festgelegt. Dabei muss der Verwalter immer für das laufende Kalenderjahr (Wirtschaftsjahr) eine Aufstellung darlegen, die die Ein- und Ausgaben, die anteilsmäßige Verpflichtung der Eigentümer sowie die Beitragsleistung derer dokumentiert. Dies wird in § 16 Abs. 2 des Wohneigentumsgesetzes formuliert. Die Höhe der Kosten berechnet sich aus dem Verhältnis des Hausanteils des betreffenden Wohnungsbesitzers. Ein Wirtschaftsplan deckt demnach folgende Bereiche ab:

• Verwalterhonorar

• Energieversorgung

• Wartung und Instantsetzung

• Materialkosten

• Administrative Kosten

• Grundbesitzangaben

• Hausmeisterkosten

Verwalter müssen sich damit abfinden, dass Wohnungseigentümer das Recht haben, die Aufstellung eines Wirtschaftsplans vor Gericht zu erzwingen. Auch finanzielle Konsequenzen drohen, falls sie sich nicht an die Fristen des Wirtschaftsplans halten. Dabei muss der Verwalter selbst die Verfahrenskosten tragen und eventuellen Schadensersatz zahlen. Allerdings beträgt die Zeitspanne, in welcher ein Wirtschaftsplan vorgelegt werden muss drei bis sechs Monate. Diese Werte sind jedoch flexibel festgelegt. Bei kleineren Gemeinschaften kann die Frist auch kürzer ausfallen als drei Monate, während bei Größeren auch ein längerer Zeitraum festgeschrieben werden kann.

Betriebskostenabrechnung – eine wichtige Aufgabe des Verwalters

Eine Abrechnung der Betriebskosten beinhaltet beispielsweise die Wartung von Sicherheitssystemen, Gegensprechanlagen oder die Kosten für die Pflege des Gartens. Dabei gibt es einige Dinge zu beachten. Zunächst muss die Abrechnung für alle Beteiligten verständlich sein. Das heißt, dass keine versteckten Geldposten oder sonstige Verpflichtungen enthalten sein dürfen. Grundsätzlich beinhaltet eine Betriebskostenabrechnung eine Tabelle der Gesamtkosten, eine Festlegung des Verteilungsschlüssels sowie ein Abzug der Vorauszahlungen, die bereits getätigt wurden. Im Grunde sind die Betriebskosten jene Summen, die einem Eigentümer durch die laufenden Kosten des Grundstücks entstehen. Als weiteres Beispiel dienen hier die Gebühren für die Mülltonnen, die ebenfalls von allen Parteien getragen werden. Die Zahlung dieser Rechnungen erfolgt durch eine Vorauszahlung, das Hausgeld.

Das Hausgeld deckt die fälligen Kosten des Gemeinschaftseigentums ab

Eigentümer einer Wohnung müssen monatlich ein Hausgeld entrichten, das auf ein Konto der Wohnungseigentümergemeinschaft gezahlt wird. Durch diese Zahlung werden die Nebenkosten gedeckt. Darunter fallen Betriebs- sowie Heizkosten, falls sich keine Gasetagenheizung im Haus befindet. Verwalter können als Hausgeld im Schnitt 2,60 Euro pro Quadratmeter einkalkulieren. Allerdings sei dieser Wert etwas veraltet, weswegen die Kosten inzwischen bei 2,70 Euro pro Quadratmeter liegen könnten. Außerdem wird mit dem Hausgeld die Wohngebäudeversicherung beglichen. Ohne eine vergleichbare Versicherung können Kosten im Schadensfall schnell zu einer hohen finanziellen Belastung führen. Aus diesem Grund wird Verwaltern empfohlen diese Versicherungen abzuschließen, um etwaige Schadensvorkommnisse finanziell begleichen zu kommen.