Wie bereite ich einen Konferenzraum auf digitale Meetings vor?

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Wenn es auf der Arbeit eine Besprechung geben soll, wird dafür oftmals der Konferenzraum des Büros genutzt. Was kann man aber machen, wenn nicht alle notwendigen Personen für die Besprechung anwesend sind (Geschäftsreise, Homeoffice, …)? Wir zeigen euch, wie man den Konferenzraum auch für digitale Meetings vorbereiten kann.

Der passende Konferenzraum

Konferenzraum ist nicht gleich Konferenzraum. Wer auf der Suche nach einem Büro ist, sollte auch auf die Ausstattung des Konferenzraums achten, um das passende Gewerbeobjekt zu finden. Ist der Raum ausreichend mit dem Internet verbunden? Ist genug Platz am Besprechungstisch für Konferenzen? Kann das notwendige Equipment dort untergebracht werden?
Natürlich muss auch alles weitere stimmen, der Konferenzraum sollte aber nicht vernachlässigt werden. Wenn alles passt, kann man das Büro kaufen (oder das Büro mieten, je nach Bedarf).

Die richtige Vorbereitung

Die Vorbereitung einer „offline“- Konferenz ist verhältnismäßig leicht: Tische und Stühle an den richtigen Platz stellen, alle Präsentationsutensilien vorbereiten und vielleicht auch noch Snacks und Getränke bereitstellen.

Für das Onlinemeeting ist eine digitale Transformation notwendig: Der Raum muss (falls nicht schon vorher) mit einwandfreiem Internet ausgestattet werden. Es wird mindestens eine Kamera benötigt, die den Raum und alle in diesem Raum befindlichen Mitarbeitenden im Visier hat. Besser wäre es natürlich, wenn jeder mit einer Kamera ausgestattet ist. Dazu gehört dann noch ein Mikrofon, damit man auch gehört wird. Wir empfehlen Headsets, sodass jeder einzelne Nutzer sich auf „Stumm“ stellen kann, falls es benötigt wird.

Für alle, die nicht anwesend sind (Homeoffice, Auslandsaufenthalt, ...), ist das gleiche Equipment erforderlich. Am einfachsten ist es, alle mit einem Laptop/Tablet auszurüsten. Meistens sind Kamera und Mikrofon schon in den Geräten integriert, ein zusätzliches Headset ist ebenfalls ratsam.

Aber was bringt einem die beste Hardware ohne die passende Software?

Software für digitale Meetings

Um online miteinander kommunizieren zu können, wird die passende Software benötigt. Es gibt unzählige Anbieter, daher können wir nicht alle nennen. Hier aber eine Auswahl an gängigen Anbietern:

Skype

Bei Skype sind Gruppen-Videoanrufe kostenlos für bis zu zehn Teilnehmer. Die Bedienung ist zwar kinderleicht, die wichtigen und typischen Business-Funktionen fehlen jedoch. Für Business-Funktionen ist der große Bruder, Microsoft Teams, die richtige Wahl.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist Teil der Produktpalette von Office-365 und daher mit vielen Diensten wie Outlook usw. verknüpft. So lassen sich Dateien direkt in der Arbeitsumgebung von Teams bearbeiten, auch von mehreren Personen gleichzeitig.
Ob Chats oder Videotelefonie, alles ist möglich. Laut Microsoft können bis zu 10.000 Teilnehmer an einem Online-Meeting beitreten. Aktuell ist Microsoft Teams bis Januar 2021 kostenlos zu nutzen (wegen Corona).

Zoom

Zoom ist ein weiteres kostenfreies Programm (in seiner Basisvariante), bei der bis zu 100 Teilnehmer innerhalb einer Konferenz zusammenkommen können. Von diesen 100 Teilnehmern lassen sich 49 gleichzeitig auf einem Bildschirm darstellen.

GoToMeeting

GoToMeeting ist eine Cloudlösung von LogMeIn, die man über Desktop- oder Mobil-App sowie über den Browser nutzen kann. Nach einer 14-tägigen Testphase fallen Kosten an, die bei 10,75€ im Monat beginnen. Je nach Art des Abos sind 10 bis 250 Teilnehmer möglich.

Cisco WebEx

WebEx von Cisco ist eher für große Unternehmen geeignet, Meetings können von bis zu 40.000 Benutzer gleichzeitig abgehalten werden. Folgende Funktionen sind gegeben:

• Der eigene Bildschirm kann für andere zur Ansicht freigegeben werden
• Während Meetings und/oder Präsentationen kann ein sichtbares Whiteboard benutzt werden
• Mehrere Personen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten

Fazit: Damit der Konferenzraum bestens für die digitalen Meetin1gs vorbereitet ist, braucht man einwandfreies Internet und die passende technische Ausrüstung (auch bei den Teilnehmern, die nicht vor Ort sind). Außerdem wird noch eine Software für die Videotelefonie benötigt und dem Online-Meeting steht nichts mehr im Wege.

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